Location de vélo & VAE

Les vélos sont renseignés comme des Ressources dans le logiciel. Pour accéder à la liste des vélos, aller dans le module Agenda et cliquer sur le menu gauche « Ressources ». Il est possible de créer un nouveau vélo en allant sur le menu gauche « Nouvelle ressource » ou en cliquant sur le bouton « + » en haut à droite de la liste de ressources. Liste des informations liées à un vélo :

• Nom du vélo : le nom doit être à la fois clair et facilement compréhensible pour pouvoir identifier rapidement le vélo en question.
• Type de ressource : Vélo / VAE / Vélo Txik Txak
• Description de la ressource : champ libre permettant de rajouter des informations sur le vélo comme son numéro d’immatriculation, les réparations qui ont été effectuées, les impacts et autres défauts, l’année d’achat…
• Bureau de rattachement : Tarnos / Dax / Tyrosse / O&A
• Onglet Contact : permet de déclarer un responsable de la location de vélo parmi l’équipe.
• Onglet notes : peut servir en complément de la description de ressource
• Fichier joint : peut permettre de rassembler les fichiers liés au vélo : factures d’achat et réparation, assurance…
• Événements/Agenda : permet de visualiser l’historique des locations du vélo, incluant un accès direct à la réservation (en cliquant sur le numéro « Ref »), l’utilisateur ayant renseigné la location, le type et le nom de l’événement, la date et le participant concerné (avec lien direct sur fiche participant). Par défaut, les données sont triés par date la plus récente, il est possible de modifier l’ordre d’affichage ou de filtrer les données, par exemple en renseignant une date minimale/maximale ou un intervalle entre deux dates.

Il est également possible de visualiser directement dans le calendrier l’historique d’utilisation d’un vélo. Pour cela dans le module Agenda, filtrer sur le vélo concerné et appuyer sur la loupe en haut à droite de l’écran pour valider. Ne pas oublier de ne renseigner aucun utilisateur pour voir également les locations créées par d’autres collègues.

Créer un événement avec les caractéristiques suivantes :

• Type : “Location de vélo” ou “Location de VAE”
• Libellé : Créer un libellé explicite du type “Location de vélo Tarnos”.
• Renseigner les dates et heures de location
• Renseigner le tiers et le contact concerné
• Renseigner la description avec d'éventuels détails sur la location.

Remplir les données suivantes liées au financement TIMS :

• Lieu de location : Bureaux de Tarnos / Dax / Tyrosse / Peyrehorade / Autre. Si Autre, renseigner l'adresse dans le champ dédié en dessous.
• Motif principal de la location & Motif secondaire de la location : Liste des valeurs proposées dans la fiche indicateur TIMS.
• Liste déroulante [TIMS] - Diagnostic à la fin du service : renseigner à la fin de la location les informations requises. Il est possible d'afficher / masquer les informations en cliquant sur le carré “+” ou “-” à gauche de l'entête en gras pour faciliter l'affichage.
• Après la location, renseigner les informations du Diagnostic à la fin du service : distance parcourue, nombre d'utilisations par semaine, mode de déplacement principal remplacé grâce à la location, motifs de déplacement principaux, satisfaction sur le service, part des trajets effectués en covoiturage, suites envisagées grâce à ce service.
• Cliquer sur le bouton AJOUTER pour valider l'événement.

Sur la fiche de l'événement, aller dans l'onglet Ressources. Dans la liste déroulante “Sélectionner ressource”, choisir le vélo à affecter à la réservation. Conserver cochés les cases “Occupé” et “Obligatoire”. Ceci permettra de bloquer le vélo concerné le temps de la réservation, et donc d'empêcher qu'un même vélo soit loué plusieurs fois. Pour valider, cliquer sur le bouton “AJOUTER”. Vous verrez ensuite le vélo en question dans la liste des ressources de l'événement, ainsi qu'un pop-up vert “Ressource liée avec succès”. Il reste possible de modifier la ressource en cliquant sur le crayon ou de retirer le lien en cliquant sur l'anneau barré.

La location de vélo Txik Txak comporte quelques particularités :

• Type de location : Choisir Location de vélo Txik Txak
• Libellé : Le libellé doit comporter le numéro de vélo Txik Txak concerné par la location.

• Ressource : Renseigner la ressource “Vélo Txik Txak”.
• Décocher les cases “Occupé” & “Obligatoire”. Ceci permettra de ne pas considérer la ressource comme occupée par l'événement et de pouvoir créer plusieurs événements de location Txik Txak en simultané.